Når du planlægger dine aktiviteter, skal du overveje forberedelsestiden. Selv den enkleste konference for fem til ti personer kræver klar organisering og timing. Derudover vil det være meget lettere for afdelingen at arbejde med en foreløbig plan.
Instruktioner
Trin 1
Skriv en handlingsplan straks for året. Dette giver for det første mulighed for at beregne et omtrentligt budget. For det andet at fordele arbejdsmængden blandt medarbejderne. For det tredje, hvis du planlægger at tiltrække sponsorer, vil du straks sende dem en komplet liste, så de kan vælge en forfremmelse efter deres smag.
Trin 2
Opdel din aktivitetsplan efter måned. Skriv i den årlige, permanente først. Derefter nye, der ikke er blevet afholdt før. Bedre at lave en tabel i Excel. Dette giver dig mulighed for at redigere planen, når nye kampagner tilføjes.
Trin 3
Opret syv kolonner og så mange rækker i tabellen, som der er planlagte begivenheder. Den første kolonne er et løbenummer. Udpeg det simpelthen Nej. Det andet er navnet på begivenheden. Den tredje er datoen for begivenheden. Den fjerde er en beskrivelse. Den femte er budgettet. Den sjette er navnet og efternavnet på den leder, der er ansvarlig for organisationen. Den syvende er noter. Her vil du skrive alle de nyttige oplysninger, som du ikke dækkede i de foregående celler.
Trin 4
Den fjerde kolonne "Beskrivelse" kræver dekryptering. Placer en grov plan for begivenheden der. Hvor mange gæster der bliver inviteret. Det vil være et buffetbord eller en banket. Angiv mødestedet (konferencelokale, restaurant, hotellets lobby). Skriv ned, hvilke virksomheder der kan tiltrækkes som sponsorer. Hvad er formålet med begivenheden. Skal jeg bestille souvenirs og invitationer på forhånd. Alt dette vil hjælpe organisationen af begivenheden og dens godkendelse af ledelsen.
